Google Docs är otroligt bekvämt, men oansvarigt länkdelning kan avslöja dokument som kan ha verkat vara privata.
Många berömmer Google Dokument för dess mångsidighet och det ovärderliga alternativet att dela ett dokument med specifika personer, men de delningsalternativen, och hur de används, kan öppna dörren för några enorma brott mot integriteten. Ibland är det skrämmande svårt att använda internet i professionell skick och undvika att förlita sig på Googles tjänster, men det finns sätt att använda dessa verktyg och skydda personuppgifter samtidigt.
Googles funktionsserie är användbar för nästan alla som har tillgång till internet. Företaget stöder en skattkista av gratisprogram för alla arbetsuppgifter, som Gmail, Google Sheets, Google Drive, Google Maps och naturligtvis Google Docs. Alla dessa verktyg ger imponerande delningsalternativ som gör det möjligt för användare att dela data och samarbeta i projekt, och vissa är till och med roliga att använda.
Fortsätt rulla för att fortsätta läsa Klicka på knappen nedan för att starta den här artikeln i snabbvy.
Tyvärr medför de största riskerna att utnyttja dessa delningsalternativ. I Google Docs är den enklaste metoden att dela länkar att aktivera länkdelning för att skapa en unik URL för dokumentet och skicka den länken till en kollega. Även om den direkta åtgärden att skicka en länkperson till person är relativt säker, om det dokumentet har några länkar som går ut till andra webbplatser, klickar du på dessa länkar den tidigare webbadressen (den som skapades privat för att dela själva dokumentet) till ny webbplats katalog. Det är inte en inneboende ondskapsfull praxis - det är bara en lite känd del av hur internet fungerar.
Så här upprätthåller du sekretess när du skickar Google Dokument
Ett av de enklaste och mest effektiva sätten att säkert dela ett Google Doc är att dela det med specifika personer. Det finns några sätt att åstadkomma detta. Det snabbaste sättet är att hålla länkdelning avstängd och istället välja 'Specific People' i länkdelningsalternativen. Detta kräver att den andra parten loggar in på ett Google-konto, men om jobbet innebär skicka känslig information i ett dokument är det troligen värt det extra steget. Om filen innehåller länkar och användaren klickar på dem, kommer URL: en fortfarande att berätta för andra webbplatser var användaren var när de klickade på länken, men det tillåter inte dessa webbplatser att läsa själva dokumentet eftersom länkdelningsalternativen har ställts in för att begränsa tillgången till endast de specifika valda personerna.
Ett annat alternativ är att använda Google Groups. Denna rutt kräver också att alla inblandade loggar in med ett Google-konto, men i utbyte skapar det en lista över personer som allt kan delas uteslutande. Detta är ett bra alternativ om jobbet ofta kräver att man delar dokument med en stor grupp människor. Varje grupp kommer att ha sin egen associerade '@googlegroups' e-postadress, så istället för att infoga en specifik persons e-postadress när du väljer var du vill dela ett dokument, använd bara grupp-e-postmeddelandet. Det är en bra idé att hålla reda på gruppens medlemmar för att upprätthålla medvetenheten om vem som har tillgång till de delade filerna, och det är lätt att ta bort personer som inte längre ingår i projektet.
I slutändan, som vanligtvis är fallet när du kommunicerar online, är det viktigt att vara uppmärksam på sekretessinställningar när du delar information. Med smart användning av länkdelning, Google Dokument kan vara både säker och säker.